3 de agosto de 2026 · Equipo TimeCore
Cambiar de software de fichaje: qué se migra, qué no, y por qué el histórico no se toca
La pregunta es siempre la misma: «¿me traigo los fichajes de los últimos años?». La respuesta correcta es no, y no por pereza técnica: importarlos fabricaría un registro que parece sellado sin estarlo. Lo que sí se migra, la fecha de corte y qué exigirle a tu proveedor actual antes de irte.
Cuando una empresa se plantea cambiar de software de control horario, la primera pregunta es casi siempre la misma: «¿y me puedo traer los fichajes de los últimos años?».
La respuesta es no. Y conviene explicarla bien, porque no es una limitación: es la única respuesta compatible con lo que un registro de jornada tiene que ser.
Qué te obliga la ley, exactamente
El art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores dice que la empresa conservará los registros durante cuatro años. Dice conservar. No dice tenerlos todos en el mismo programa, ni en el último que hayas contratado.
Es una distinción que parece de matiz y no lo es: conservar el histórico del proveedor anterior es perfectamente válido. Lo que la Inspección puede pedirte es el registro de un periodo concreto. Si ese periodo es de marzo del año pasado, se lo enseñas con lo que tenías en marzo del año pasado.
Por qué importar los fichajes antiguos sería peor que no hacerlo
Un fichaje en TimeCore no es una fila con una fecha y una hora. Lleva encima el instante en UTC y la hora local con su zona, la persona, la empresa, el centro de trabajo, el dispositivo, la IP, el método con el que se fichó, un hash y una firma. Y va encadenado con los anteriores, de modo que alterar uno rompe la cadena de todos los siguientes.
Eso es lo que hace que el informe sirva ante una inspección: no que exista la hora, sino que se pueda demostrar que nadie la ha tocado desde que se registró.
Ahora imagina que importamos un CSV de tu proveedor anterior. Esas filas no tienen dispositivo, ni IP, ni método, ni firma. Al meterlas, tendríamos dos opciones, y las dos son malas:
- Guardarlas vacías, y entonces tu registro tiene una zona de sombra donde el sello no significa nada.
- Rellenarlas con algo, y entonces estamos fabricando la apariencia de una prueba que nadie generó.
La segunda no es una exageración: sería un registro que parece sellado sin estarlo, en el documento que se presenta precisamente para acreditar lo contrario. Ninguna migración vale eso.
Por eso en TimeCore el histórico no se importa. Es una decisión, no una carencia.
Lo que sí se migra (y es media hora)
Lo que se traslada es la configuración, que es lo que de verdad cuesta rehacer a mano:
- La plantilla: nombre, apellidos, número de empleado, email y fecha de alta. Se pega la lista y entra el equipo entero, con su número autogenerado y el resultado fila a fila.
- Los centros de trabajo, con su zona horaria y su país — que es lo que decide qué normativa aplica y a qué hora se considera que alguien fichó.
- Los calendarios y horarios: jornada prevista por día, festivos, jornada partida.
- Las ausencias en curso, si hay bajas o vacaciones ya aprobadas que crucen la fecha de corte.
Si usas un ERP —Odoo, por ejemplo—, la plantilla ni siquiera se pega: se sincroniza.
Los seis pasos, en orden
1. Exporta y guarda el histórico del proveedor actual. Antes de dar de baja nada. Guárdalo donde guardes la documentación laboral, con la misma cabeza con la que guardas las nóminas.
2. Elige la fecha de corte. Que sea un día 1. Cortar a mitad de mes te obliga a sumar dos sistemas para cerrar la nómina de ese mes, y ahí es donde aparecen las discusiones.
3. Da de alta la plantilla y los centros.
4. Configura los calendarios antes de la fecha de corte, no después. La jornada prevista es lo que convierte las horas trabajadas en saldo: sin ella, el sistema no sabe si alguien hizo de más o de menos.
5. Informa a la plantilla y a la representación legal. Esto no es cortesía: cambiar el sistema de registro es una decisión que se documenta, y si hay representación legal de los trabajadores hay que informarla. Si además vas a usar geolocalización, la información previa es obligatoria y hay que poder acreditar que se entregó.
6. Ficha en el sistema nuevo desde el día 1. Sin solapamiento. Dos sistemas en marcha a la vez producen dos verdades para los mismos hechos, y cuando no cuadran no hay forma de saber cuál vale.
Qué preguntarle a tu proveedor actual antes de irte
Hazlo antes de comunicar la baja, cuando todavía tienen interés en que estés contento:
- ¿Me dais el histórico completo, con la hora exacta de cada marcaje? No un resumen mensual de horas: los marcajes.
- ¿En qué formato y hasta cuándo puedo descargarlo? Hay contratos que cortan el acceso el día que termina el servicio.
- ¿Lo cobráis? Conviene saberlo antes.
- ¿Incluye las correcciones? Si un fichaje se corrigió en su día, quieres el original y la corrección — no solo el valor final.
Si la respuesta a la primera es que no, ya sabes algo importante sobre el sistema del que te vas.
Lo que pasa el día de la inspección, durante los cuatro años de transición
Durante un tiempo tendrás el registro repartido en dos sitios: lo anterior a la fecha de corte, en el export que guardaste; lo posterior, en TimeCore. Eso es correcto y no hay que disimularlo. Si te piden un periodo antiguo, enseñas el export. Si te piden uno reciente, generas el informe y va sellado, con su hash impreso y reproducible.
Pasados cuatro años desde la fecha de corte, el histórico antiguo ya no hay obligación de conservarlo, y el asunto desaparece solo.